Frequently Asked Questions (FAQ)

Fragen

1. Ist DocScape ein DTP-System?
2. Wo liegen die Vorteile eines database publishing Systems?
3. Wo liegen die technischen Grenzen von DocScape?
4. Ab wann lohnt sich DocScape / database publishing?
5. Kann man denn überhaupt komplexe Publikationen mit database publishing erzeugen?
6. Was spricht gegen DocScape / database publishing?
7. Kann DocScape keine Templates?
8. Wer erstellt das Regelwerk?
9. Wie können von DocScape generierte Dokumente nachbearbeitet werden?
10. Warum gibt es noch Unternehmen, die DocScape nicht nutzen?

Antworten

Ist DocScape ein DTP-System?

Nein, DocScape ist ein sogenanntes database publishing System. Die Grundidee ist, dass die manuellen Aufgaben, die man in einem DTP-System händisch erledigt, in DocScape in Regeln formuliert werden. Anschließend verbindet DocScape diese Regeln mit Ihren Daten und erzeugt automatisch Dokumente nahezu beliebiger Komplexität. DocScape beherrscht insofern die Funktionen eines DTP-Systems, nutzt diese aber automatisiert.

Wo liegen die Vorteile eines database publishing Systems?

Es gibt so viele Vorteile gegenüber klassischen manuellen Systemen, dass wir diesem Thema einen eigenen Bereich auf dieser Website gewidmet haben. Die auffälligsten Vorteile sind der Geschwindigkeitsgewinn und die Kostenersparnis bei der wiederholten Erstellung von Publikationen (z.B. Katalogen oder QM-Dokumenten). Insgesamt wird der Prozess der Dokumenterstellung signifikant optimiert. Mit DocScape erreichen Sie dank der Vollautomatisierung die endgültige Optimierung.

Wo liegen die technischen Grenzen von DocScape?

Es gibt nur wenig reale Grenzen. Database publishing Lösungen im Allgemeinen funktionieren um so besser, je stärker die zugrundeliegenden Daten strukturiert sind. Der einzigartige regelbasierte Ansatz von DocScape erlaubt es aber auch, mit weniger strukturierten Daten umzugehen bzw. 'unstrukturiertes' Aussehen zu erzeugen, sollte dies gewünscht sein. Wir sind Technologieführer in der Automatisierung von Dokumenten, die komplex strukturiert sind und/oder eine aufwändige Gestaltung haben, denen man die Automatisierung also nicht ansieht.

Ab wann lohnt sich DocScape / database publishing?

Die Anschaffung von DocScape amortisiert sich abhängig von Häufigkeit, Umfang, Auflagen und den bisher benötigten Arbeitsabläufen. Im Rahmen der Voranalyse erstellen wir auf Wunsch mit Ihnen auch eine umfassende ROI-Analyse (Return of Investment). Nach unseren Erfahrungen rechnet sich die Anschaffung von DocScape häufig bereits im ersten Jahr, spätestens aber ab dem zweiten.

Kann man denn überhaupt komplexe Publikationen mit database publishing erzeugen?

Selbstverständlich. Der einzigartige regelbasierte Ansatz von DocScape erlaubt auch die vollautomatische Generierung äußerst komplexer Dokumente, wie unsere Referenzen belegen. Sprechen Sie uns auf Details an!

Was spricht gegen DocScape / database publishing?

Nichts außer möglicherweise Ihrer Hausagentur!

Kann DocScape keine Templates?

Zwar betonen wir im Zusammenhang mit DocScape stets den regelbasierten Ansatz zur Vollautomatisierung. Das heißt aber natürlich nicht, dass DocScape nicht mit "normalen" Templates umgehen könnte. Tatsächlich können diese sogar mit externer Software (InDesign) erstellt und aus dieser importiert werden. Allerdings bieten Templates nur sehr eingeschränkte Möglichkeiten - jeder Sonderfall müsste, bei Beschränung auf Templates, mit einem solchen behandelt (oder manuell korrigiert) werden. Insofern liegt der Charme von DocScape gerade im regelbasierten Ansatz, dessen Möglichkeiten weit über die von Templates hinausgehen. Dank dieses Ansatzes können wir auch für aufwändige Kataloge eine echte Vollautomatisierung erreichen!

Wer erstellt das Regelwerk?

Es liegt in der Natur der Sache, dass Regeln komplexer sind als Templates: Genau aus diesem Grund lässt sich mit Ihnen deutlich mehr ausdrücken. Insofern bieten wir typischerweise im Rahmen eines DocScape-Projekts ein Coaching an. In diesem Coaching wird gemeinsam das Regelwerk erstellt. Dies befähigt Sie, Anpassungen selbständig vorzunehmen - dies kann bspw. durch einen Designer erfolgen. Der Aufwand für das Erstellen des Regelwerks ist übrigens normalerweise überraschend niedrig - obwohl hier natürlich keine Pauschalaussage getroffen werden kann, da Anzahl und Umfang der Regeln von dem umzusetzenden Dokumententyp abhängen (bspw. Katalog).

In Abhängigkeit vom Anwendungsfall wird in unseren Kundenprojekten das Regelwerk vom Kunden selbst, von einem unserer Implementierungspartner oder durch uns erstellt und gewartet.

Warum gibt es noch Unternehmen, die DocScape nicht nutzen?

Database publishing im Allgemeinen und DocScape im Speziellen wird von immer mehr Unternehmen und Organisationen genutzt. Der Markt für DocScape wächst nicht nur, tatsächlich spüren wir auch eine deutliche Beschleunigung.

Dennoch sind einige Organisationen noch nicht bereit für die Einführung. Wir treffen dabei in der Regel auf die folgenden drei Hauptgründe:

1. Daten liegen nicht strukturiert vor. DocScape nutzt strukturierte und unstrukturierte Daten, die in die Publikation einfließen. Diese Daten müssen existieren und korrekt sein. Es ist ein unaufhaltsamer Trend, dass diese Grundlage in Organisationen geschaffen wird - viele Organisationen haben diesen Status bereits erreicht, die meisten anderen arbeiten zumindest daran.
2. Das Corporate Design ist unzureichend verfügbar. Die Gestaltung wird mit DocScape automatisiert indem das Design maschinell verarbeitbar festgehalten wird. Hierzu muss das Corporate Design aber bekannt sein. Häufig existiert dies eher in den Köpfen, so dass die Bereitschaft vorhanden sein muss, dieses zu spezifizieren.
3. Es gibt Widerstände in den Köpfen. Jeder Wandel stößt auf Widerstände und erfordert ein Umdenken und Loslassen von teilweise liebgewonnenen Prozessen und Tätigkeiten. Dies ist üblicherweise eine vorübergehende Erscheinung.

Last not least möchten wir natürlich nicht verschweigen, dass es selbstverständlich auch Publikationen gibt, deren Automatisierung mit DocScape nicht wirtschaftlich ist.