Print-on-Demand / Remote Publishing

Aussendienst-Mitarbeiter sind in aller Welt tätig. Das in Großauflage gedruckte Vertriebsprospekt ist vielfach zu unspezifisch für den einzelnen Kunden. Nicht selten wird dann schnell ein individuelles Angebot lokal mit dem Textverarbeitungssystem erstellt. Verletzungen des Corporate Design sind vorhersehbar - selbst wenn die CI-Vorgaben mit der Textverarbeitung umsetzbar sind. Das Angebot ist nur mit Glück auch später noch als Textdatei irgendwo vorhanden.

Dokumente auf einem zentralen Server zu publizieren hat offenkundig viele Vorteile. Die Daten sowie Bild- und Textinhalte sind stets aktuell und haben den Freigabe-Workflow durchlaufen. Professionell erstellte Layouts und Designregeln sichern die CI-konformotät jedes einzelnen Dokuments. Zugriffe auf den Server über Intra- oder Internet erfordern keine Fremdlizenzen oder redundante Datenbestände auf dem Clientsystem. Der Publizierungsvorgang - sei es für ein individuelles Angebot, eine personalisierte Broschüre oder eine Folienpräsentation - kann von Mitarbeitern, Vertretungen oder Partnern aus aller Welt mit tagesaktuellen Inhalten angestoßen werden. Die fertigen Dokumente werden vom Server als PDF herunter geladen oder von zertifizierten Digitaldruckbetrieben gedruckt und per Post zugeschickt.

Warum also nicht die Erstellung individueller Vertriebsdokumente dem heimischen Server überlassen? Über einen Online-Zugang stellt der Mitarbeiter die anzubietenden Artikel zusammen, gibt vielleicht noch einige persönliche Texte ein und erhält ein professionell Vertriebsdokument, das dem CI entspricht. Das Dokument kann entweder als PDF herunter geladen werden oder von einem Digitaldruckerei vor Ort ausgedruckt werden.

Das Angebot kann noch einen definierten Freigabeworkflow durchlaufen und wird automatisch in allen relevanten Versionen in der Datenbank archiviert.

Dies bedeutet im Allgemeinen, dass ein Mitarbeiter weder für die Datenpflege noch für die Publizierung von Dokumenten lizensierte Fremdsoftware, spezielle Schriftarten o. ä. benötigt. Bilddatenbank, Produktdatenbank, Schriften, Drucksoftware usw. sind auf dem Server installiert, alle relevanten Arbeiten können online per Webinterface erledigt werden - von überall auf der Welt.

Dasselbe gilt für Präsentationen. CI-gerechte Standardlayouts sind auf dem Server hinterlegt und werden bei Bedarf mit aktuellen Produkt- und Marketinginformationen gefüllt. Der Mitarbeiter kann Präsentationsseiten aus aktuellem Bild- und Textmaterial mit kontrollierten Individualisierungsmöglichkeiten zusammenstellen oder professionell gestaltete aktuelle Präsentationsmodule nutzen. Die gesamte Präsentation wird mit den üblichen Gestaltungselementen wie schrittweiser Seitenaufbau, Links und Popups automatisch auf dem Server erzeugt und kann archiviert sowie als PDF abgerufen werden. Gleichzeitig kann aus denselben Inhalten eine individuelle Broschüre erzeugt werden, die dem Kunden die Präsentationsinhalte wesentlich ansprechender nachvollziehbar macht als ein bloßer Abdruck der Präsentationsseiten.